案件管理システムで作業時間を管理し各種数値の見える化に成功。

感性やアイデアで勝負する企画やデザインの制作。もちろん、クライアントに満足してもらう事が一番大切ですが、時間を掛ければ良いという訳ではありません。

経営者としては、会社全体の「効率」も管理していかねばなりません。そんなお悩みをWEBシステムで解決した事例をご紹介します。

広告・デザイン制作会社様

お客様の業務紹介

業務内容 広告・印刷物の企画・デザイン制作、その他デザインの企画
学生数 20名以上
導入システム 案件管理システム

お悩み・課題

従業員の「デザイン制作」業務を見える化・経営管理したい。

受注後、初回に提出したデザイン案でクライアントから一発でOKをもらえれば、デザイナーの作業時間は短く、短期で納品できます。しかし、クライアントとのイメージが合わない場合は、デザイン案の修正が何度も何度も繰り返されます。

もちろん、最後には「なんとか納期に間に合って良かった」「クライアントが満足してくれて良かった」と一番に思うと同時に、企業として「効率」も考えていく必要があります。デザイン=人の感性・センスの仕事であると同時に、経営者としては、作業時間・効率を把握する事も重要な経営管理の仕事です。

クライアントの満足は当たり前として、1つの案件に対し

  • 納品まで、誰が、どのくらい作業時間を費やしたのか。
  • そもそも、見積金額は妥当であったか。
  • 今後、案件進行を改善するための情報を蓄積したい。
  • 企画、デザイン制作作業を数値で記録できないか。
  • デザイン制作作業を見える化したい。

などのお悩みをお持ちでした。

WEBシステム導入後の効果

デザイン作業の見える化に成功。各案件に関する数値を社内で情報共有。

  • 効率が良い(納品までの期日が短い)案件の把握に繋がった。
  • 制作チームの作業時間が見える化できた。
  • 作業時間を把握することにより、マイナス案件の把握に繋がった。(より正確な見積作成へと改善)
  • デザイン業務以外の「無駄な時間」を取られていることが把握できた。
  • 社員の「時間=お金」「時間管理」という意識が強くなった。
  • エクセルで管理していた、全社・各営業マンの年間・月間の納品予定・売上予測をWEB上で全社員が共有できるようになった。

今後の課題

  • 時間数入力の正確性を追求する必要あり。
  • 全社員に簡単に伝わるよう、集計結果がグラフなど図で出力される機能を付けたい。
  • クライアントとのズレを解消するための営業ツール・実績紹介ツールの作成。(タブレット用)
  • 低予算にも効率よく対応できる、雛形デザインの活用。

導入WEBシステムの概要

案件管理システム

  • 受注案件の登録、一覧表示、集計機能
    案件No/案件名/受注日/担当者/クライアント名/納品予定日/受注金額/状況 等
  • 納品管理、売上管理機能
    納品スケジュール・売上予測を月間・年間で一覧表示。

作業時間管理システム

  • 担当別作業時間の入力、集計機能
  • 案件別作業時間の入力、集計機能
    (誰が、どの案件に、何時間掛かったかを一覧で表示)

動作環境

共用のレンタルサーバにて運用中。

 

 



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