失敗しないシステム導入(Blog)

手書きの作業をデジタル化して仕事を効率化する。

ba7dd8d83d65fef6d458dd3416e28a20_s仕事をしていれば、様々な書類が発生し、それをまとめて管理することとなるでしょう。また日報などを毎日手書きで紙に書いて提出している人もいるかもしれません。しかしながら、最近はIT関連のアイテムが増えてきたので、手書きをデジタルに移行する事も出来ます。

多くの手書きの作業をデジタルに移行すると、それだけ時間が短縮化されて、仕事の効率化に繋がります。紙の書類だとまとめてあっても目的の物を探すのに苦労したりしますが、それが電子ファイルだとすぐに探せ出したりします。時間を短縮化して仕事の成果に結びつけるなら、デジタル化は行った方が良く、今回は仕事効率化に役立つ、アイテムをいくつかご紹介します。

■仕事を効率化する時の考え方

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どんなにデジタルへ移行できたとしても、仕事のやり方自体が間違っていると効率化にはなりません。まずはすべての仕事は雑務も含めて、時間や期限を決めて行うべきです。期限がないとだらだらといつまでも終わらないということもあります。

その上で仕事を効率化してくこととなりますが、仕事の情報に関しても整理しましょう。情報を収集したら、それを整理してまとめて、そして具体的に活用していきます。いくらデジタルに移行しても、その情報を活用できなければ意味がありません。

■紙媒体をデジタル化しよう

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まずはデジタルへの移行の第一歩として、紙の書類をデジタル化しましょう。デジタル化することによって、膨大なデジタル書類でも目的の物をすぐに探せだし、パソコンやスマートフォンでいつでも確認できます。書類を置く無駄なスペースを無くすことが出来、紙の書類のように紛失することも無くなります。

基本は紙の書類をスキャンしてデジタル書類の変える方法ですが、複合機のスキャナー機能でスキャンする事も出来ますが、デジタル化するならドキュメントスキャナーを一台用意すると良いでしょう。ドキュメントスキャナーなら紙の書類のスキャン速度が速く、Wi-Fiで無線で離れたところのパソコンにもデータを送信でき、PDFの他にWordやExcelにも変換できます。

またデジタル化するなら、闇雲に行うのではなく使いやすいようにデジタル化すべきです。

  • ファイル名は「日付+内容」のように一目でわかるようにする。
  • 用件事にフォルダ分けする。

この2つは必ず行うようにしましょう。

■名刺もデジタル化しよう

デジタル化するなら名刺も行うと、データとしてまとまり検索もしやすく扱いやすくなります。大量の名刺に囲まれることもなくなります。デジタル化するなら、ドキュメントスキャナーに機能がついている機種もあり、なければスマートフォンでもアプリを使えばデジタル化してまとめることが出来ます。

スマートフォン用名刺アプリなら、カメラで名刺を撮影するだけで名前などを全てデータ化してくれるので便利です。

■クラウドで管理する

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デジタル化したデータは、社員それぞれのパソコンや専用のパソコンに保存しても良いですが、共有できた方が便利でしょう。パソコンを共有設定して使っても良いですが、ハードディスクが壊れると、中のデータも全部壊れます。

最近はオンラインストレージも発達し、クラウドサービスも色々と登場しています。DropBoxやEvernoteなどのサービスがあり、このようなサービスを利用すると、社内の人全員でデータを共有できます。またデスクトップパソコンだけでなく、ノートパソコンやタブレットやスマートフォンでもデータは参照できるので、外出先などからも確認できて便利です。

■電子化する書類と紙にする書類

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デジタルへ移行するとしても、何も全ての紙媒体を電子書類にする必要はありません。紙の媒体のメリットとしては、手軽にメモしたり修正したり出来ます。
頻繁に使うような書類は、デジタル化するよりも紙のままにしておく方が効率的な場合があります。

以下のような書類はデジタル化した方が効率的になることが多いです。

  • 名刺
  • 議事録
  • プロジェクト関係書類
  • パンフレット
  • マニュアル
  • 報告書
  • 見積書
  • 契約書

■最初からデジタル化する

もしも紙の媒体が必要のないような物なら最初からデジタル化するという方法もあります。例えば契約書や日報や会議の資料などは、PDFやWordで作成しても問題ない場合が多いでしょう。最初からデジタル化すると、スキャンする手間が省けてさらに効率的です。紙を使わないので、資源の節約にもなり、年単位で考えるとコスト削減にも繋がるでしょう。

紙の書類をデジタル化することがスムーズに出来るようになれば、最初からデジタル化することも考えてみてはいかがでしょうか。