失敗しないシステム導入(Blog)

ビジネスを加速させるiPadの活用方法を考える。

iPadの活用方法を考える。数年前から様々なタブレットが登場し、やがてアップルからiPadが発売され、人々に浸透していきました。メールやネットサーフィンやアプリの利用など、個人が楽しむ物として活用される場合が多いですが、企業内でも活用方法はあります。

iPadは今までのパソコンと違い、ノートパソコンとも違い、片手で手軽に持ち運んで操作できるので、どこでも使用が可能です。

メールなど従来のパソコンで出来ることはもちろん可能ですが、それ以外のことも可能であり、仕事場や商談の席など活用方法はいくらでもあります。

どのような具体的な活用方法があるでしょうか。

営業マンが持ち歩くカタログとしてiPadを使用

営業マンのiPad活用

通常営業の人は、取引先に向かうと自社の商品を見せる時はカタログを使用します。

それは商品点数が多ければ多いほどカタログは分厚くなり、さらには色違いの商品を掲載すればさらに厚みは増し、冊数も増えます。

毎回営業ごとにカタログを持ち歩いては、営業マンも大変です。

そこで、カタログ代わりとして自社の商品一覧の画像と説明をiPadに収め電子カタログを作るのです。

そうすれば営業で取引先に行くときも、iPadさえあればカタログになります。

わざわざ重い冊子のカタログを持ち歩く必要はありません。

ただし、iPadをカタログ代わりにするには、自社製品の写真を撮り電子カタログにする技術、さらに目的の製品を素早く探せる検索システムが必要です。

販売店で接客時のカタログとしてiPadを応用

営業用のカタログばかりでなく、販売店でのカタログとしても使えます。

販売店ならiPadを使えば、お客さまが訪れたときに目的の商品のカタログをすぐにお見せすることも出来ます。

さらには商品について質問された場合でも、店員の方は電子カタログを見ればすぐに商品の詳細がわかり、お客さまを待たせる心配がありません。

会議などの資料用としてiPadを活用。経費を削減にも。

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企業なら会議があり、その議事録や決定事項、さらには会議用資料など紙媒体で用意される物は多数あります。

毎回会議の議事録だけでも紙に記録して保存していくと、分厚い冊子となり扱いが大変になります。

一部分だけ差し替える場合や、何日の会議はどんな内容だったか確かめるだけでも一苦労するでしょう。

これは会議用資料などでも同じ事が起こります。

そこでこれらを全てiPadで済ませるのです。会議での決定事項などは一枚の紙でまとめたり、専用のパソコンに記録したりしても良いでしょう。会議用の資料などはWordやパワーポイントなどで作成して、各自のiPadに配布して見てもらえば、膨大な量の紙の資料を用意する必要もなくなります。

紙を使う量が減るのでコスト削減にもなり、環境にも優しいです。

卸棚業務でiPadを活用

大変な卸棚にもiPadは活用できます。
普段から行っているような入出庫管理も、わざわざ専用の高価な機械を用意しなくても、iPadのカメラでバーコードを読み取れば出来てしまいます。

紙で記録するよりも遙かに簡単に商品を記録して整理も可能です。利用するには専用のアプリをインストールすれば、すぐにハンディターミナルとして利用できます。記録した商品情報は、そのまま他の端末に無線で送信するようなことも可能です。

アプリは、既に開発された既製のアプリを使用することもできますし、自社の業務にマッチするものが無ければ、オリジナルで開発することも可能です。

社員の業務改善ツールとしてiPadを活用

iPadは外出先にも持ち運びが可能なタブレットです。出張先での取引内容を記録して本社に送信したり、社内のメールをiPadでチェックしたり、見積書をその場で作成したりと、社員のツールとしての活躍の場は多数あります。

特に遠隔で本社のパソコンとリンクできるというのはとても便利であり、外出先での少しの時間でメールや連絡事項のチェックなどが出来、わざわざ本社に帰ってチェックする必要もなくなります。

ビジネスのスピードをアップさせるツールとしてとても有効です。

iPadを活用するときの注意点

iPadは色々と出来て便利ですが、便利だからと思い何も考えずに導入すると、社員の引き出しの中で眠ることとなり、使われなくなります。

導入する場合は、以下の点を注意すべきです。

用途は明確にする

使用する場合は、どのようなシーンで使用するのか、それにはどんなアプリやツールが必要なのかということを明確にしないと、使い方がわからずに社員が使わなくなります。

オフィスで使用するのか、営業で使用するのか、店舗で使用するのかという、どの場所で使用するのか、どんな使い方をするのかをまずは考えて明確にしないといけません。

何台も一度に多くの人で使う

試しに使ってみろと、ある部署に1台だけiPadを導入するのでは、どう使えばいいかわからないままになります。

そのために、まずはその部署の人全員分のiPadを用意し、各自でそれぞれ使用していきましょう。

そこで使用していく中でノウハウやガイドラインを作っていくのです。

セキュリティポリシーは明確にする

iPadもセキュリティは強化しようとすればどこまででも出来ます。しかしあまりやり過ぎるとコストが高くなり、導入するメリットが薄れます。セキュリティは必要な部分まで行うようにして、やり過ぎないようにしましょう。

また社員に配布して使ってもらうこととなるので、社員が私用してはセキュリティを高める意味がありません。iPadは社内のみで使用するなど、社員の私物とならないように工夫すべきです。

既存のアプリを活用

どのシーンで利用する場合でも、出来るだけ既存のアプリやソフトを使用すべきです。自社でアプリやソフトを開発して使うとなると、iPadのOSのアップグレードなどの度に、それらもアップグレードのために再開発しないとならず、コストがかかります。

将来的なiPadのOSや環境の変化には、既存のアプリなら自動的に対応してくれるので、コストもかかりません。