失敗しないシステム導入(Blog)

作業時間の見える化を考える。

作業時間の見える化通常社員の勤怠管理はタイムカードなどで行う場合がほとんどであり、出勤時間と休憩時間と退勤時間しか把握できません。1日でどの時間にどのような仕事をしているかはタイムカードのみでは把握は出来ないです。社内のプロジェクトや仕事を効率的に行うためにも、実際の時間での作業内容を把握するのが良い方法です。作業時間を見えるようにすれば、業務での無駄も見えてくるかもしれません。

見える化で行うこと

それでは作業時間の見える化を行った場合は、どのようなメリットがあるでしょうか?まずは自分の仕事が見えるようになり、1日でどの仕事をどれぐらいしているかがわかります。残業が多いけど、定時までは休憩ばかりで仕事をほとんどしていない、そんな事も分かるかもしれません。

プロジェクトごとにどれらいの人員が関わっており、実際にどのような作業をしているかもわかるようになるので、そのプロジェクトに関わる人数が多すぎるのか少なすぎるのかも把握でき、適切な人数配置も出来ます。1日の仕事の内容が詳細にわかりますので、どこで無駄があるのかも見えてきます。作業量の少ない仕事をしていて余裕があるような社員がわかれば、さらに追加で仕事を任せることも出来ます。

時間管理ツールtoggl

Toggl

社員の作業時間の見える化に役立つツールとして、無料で使えるtogglがあります。これはwebサービスであり、登録してアカウントを作成してから利用します。利用は無料です。togglを使ってどのように作業時間を見える化するか、次から説明します。

アカウント登録

まずはtoogleページからsing upをクリックしてアカウント登録します。メールアドレスとパスワードを入力し、sing up freeをクリックすると登録完了し、実際の作業画面に移動します。残念ながら日本語化は出来ないようなので、英語のメニューを使用していきます。

作業内容とプロジェクトの入力と時間計測

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What are you working on?という所に作業内容を、Create projectをクリックしてプロジェクト名を入力します。例えばここでは作業内容を「ホームページ作成」プロジェクト名を「A社用」などとしておきます。

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そして実際に作業を開始する時はGo!をクリックすると、時間計測が開始されます。作業が終わったらstopをクリックすると計測中の時間が止まり、作業内容とプロジェクト名に対する経過時間が表示されます。同じ作業をする場合は、右矢印をクリックすれば、再度同じプロジェクト名と作業内容で新しく計測が開始されます。

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レポート表示

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そのプロジェクトが完了したり、1日の作業が終了したときは、Reportsをクリックしましょう。それぞれのプロジェクトに対する作業時間がグラフで表示されます。1日の作業時間と作業内容の詳細や、1ヶ月の作業時間の詳細など期間毎にグラフ表示されます。これを見て、それぞれの社員の作業時間を把握するのです。

共同作業をする場合

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共同作業をする場合は、自分のアカウントに誰かを招待できます。togglのメニューからteamをクリックし、No team members, yet. Start by inviting some.とありますので、共同作業するメンバーのメールを入力すると、そのメンバーを招待できます。もちろん招待するメンバーもtogglのアカウントに登録していないといけません。招待されたメンバーが送られてきたメールから承認を行うと共同作業メンバーとして登録されます。

共同作業メンバーに登録すれば、それぞれのメンバーがプロジェクトに対して作業時間がどれぐらいかが見れるようになります。

外出時の対応

togglはパソコンで使用するので、外出時は記録することが出来ないのですが、iPhoneやAndroid用のアプリもありますので、スマホでも使うことが出来、スマホを使えば外出時でも外から記録可能です。出張やクライアント先への行ったときなどに役立つでしょう。

その他の時間管理ツール

togglの欠点というと日本語化できないということぐらいでしょうか。使う場合は社員が作業ごとに時間の計測をしないといけないので、慣れるまでは使いにくいかもしれません。

時間管理ツールは探せばその他にも色々あり、CC-BizmateやTimeTracker FXなどのツールを提供している会社もあります。エクセルとストップウォッチを使用しても時間管理は可能でしょう。togglが使いにくいと感じたのなら、これらのツールを検討しても良いかもしれません。