WEBシステム導入の取り組みも危機管理のひとつ。

雇用を維持しながら休業した企業を国が支援する「雇用調整助成金」。今まさに必要とされる中小企業が多いと思われますが、利用が広がらないという記事が出ていました。新型コロナウイルスの影響下で、さまざまな新しい支援策が検討され実施を急ぐなかで、すぐに申請できるはずの既存の制度が利用されない矛盾した状況がうまれています。

その理由として、法定書類の不備があるそうです。数人で運営する飲食・サービス業などの中小・零細企業は、就業規則などの労働基準法で定める書類を作っていなかったり、出勤簿や給与台帳などの申請に必要となる情報もまとまっていないことが多いです。今回は緊急事態ということで手続きの簡素などの措置がとられるそうですが、スムーズに手続きを行える会社とはスピード感に差が出てしまうでしょう。

従業員の情報が自然にデータベース化されるような仕組みをつくっておく。

従業員数の管理について、人数が少ない場合はアナログな手法でもやりくりできてしまうので、集計の時期になるたびに面倒だなと思いながらも慣れた手法に留まってしまいがちです。例えば、紙に打刻するタイプの昔ながらタイムカード。昔は常識だったこの方法を続けている会社も、実際によく目にします。

たしかに、一応は出社と退社の時刻が記録として残るので、その月の給料を計算する目的は果たせます。がしかし、逆にそれ以外には全く役に立たず、情報の応用も利きません。給与計算ソフトとの連動は手動で、ひとつひとつの情報を入力する必要があります。さらには、タイムカードを保管し管理しなければならないという物理的な問題もあります。

いま、世の中には勤怠管理に関するWEBサービスはいくらでもあります。自社で勤怠管理システムを構築することもさほど難しくはありません。システム化することで従業員の手間が増えることもなく、蓄積された情報はデータベース化され、いつでも必要な形式でアウトプットできる(例えば「出勤簿」など)状況をつくり出せます。もちろん、データを活用して会社全体や個人の働き方を分析することもできるようになります。

このように、WEBシステムの導入に際しては「間に合っているから大丈夫」ではなく、先を見据えた思考が必要です。もちろん、中小零細の小さな会社にとっては現状を変えることに対してのさまざまな壁があるので、激変させるのではなく、従業員の負担が少ない部分からはじめることをおすすめします。これからは、アナログの環境にWEBシステムを取り入れていくことも危機管理のひとつだと考えると、後回しにしてはいられないのではないしょうか。



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