社内情報は「記憶より記録」が大事。

記憶より記録

プロスポーツ選手について「記録よりも記憶に残る選手」という言葉を使われることがあります。実際、ファンを魅了した選手は、記録した数字に関わらずパッと頭に浮かびます。それとは逆に「記憶より記録」が大事なのが、会社の情報管理です。データを取り扱うクラウドサービスの普及によって社内の情報がデータ化されることも増えましたが、中小零細企業においてはアナログだったり属人的だったりと、有効なカタチでのデータ共有がなされていないケースが多々あります。

ヒトの記憶に頼った組織の危うさ

ヒトの記憶力は優秀ですが、わりと都合が良かったりします。自分にとって大事なことや関心の高いことは覚えていますが、それ以外のことはどんどん抜けていきます。また、記憶はいつも正確ではなく、その時の心の状態によって変換されたり、時間の経過によっても変化していきます。極論をいえば、都合良く消し去ることすらできてしまいます。「記憶にございません」というやつです。

また、ヒトが記憶しているだけの情報は、組織としては使い勝手が良くありません。記憶の中にある情報は本人にとって重要な武器になり得ますが、本人しか知ることができず、他者が自由に活用することができません。社内など狭い世界での競争のために情報を独占したり、他人を出し抜いたりするためには必要かも知れませんが、組織やチームでの成果が求められる状況においては役に立たず、価値をもちません。会社の生き字引がもっている情報や、組織のなかにある暗黙知も同様です。

「記憶から記録」で働き方が変わり組織も変わる

中小零細企業でWebシステムによるデータ共有が進まないのは、Webシステムへのリテラシー低さや費用のハードルだけが原因ではありません。個人の記憶でできる従来の業務や仕事の仕方に安住しているだけだったり、自分が持っている情報を他者に提供することへの抵抗があったりします。「顧客とのやりとりを他人に知られたくない」とか「日中、サボっているのがバレるのがイヤ」などという本音も聞かれます。逆に考えれば、それでも日々の仕事はまわっているとも言えますが、そこに留まっている会社の未来には危うさを感じずにはいられません。

これまで個人の頭の中に記憶として留まっていた情報をWebシステムに記録すれば、社員全員の集合知ができあがります。それはより高度なアイデアを生み出す源になります。単なる個人プレーの集まりでは考えられなかった組織プレーが実現できるようになります。目線が自分から全体に広がることで、それまで抱いていたつまらない不安よりも大きな希望に意識が向かいます。

社内の情報は「記憶より記録」。大袈裟に聞こえるかも知れませんが、社内の情報を「記憶から記録」に変えることで、きっと働き方が変わり組織も変わっていくでしょう。



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