「顧客管理はエクセルだけで十分」というあなたへ。

エクセル

Excelで顧客管理をしているという会社も多いのではないかと思います。Excelは多くの人のパソコンにインストールされているので新たなツールを導入する必要がなく、普段から使い慣れているので教育の手間やコストもかからないといったメリットがあります。ところが、プロジェクトやビジネスにおいてデータの活用の重要性が高まる昨今、単にExcelで顧客リストを管理しているだけでは業務改善やビジネスの発展には結びつきにくいことも事実です。

ここでは、「顧客管理はエクセルだけで十分」という方に向けてデメリットをお伝えします。エクセル好きの方にはちょっとネガティブな内容で恐縮ですがご容赦ください。

エクセルでの顧客管理のデメリット

  1. 簡単に持ち出しができる
  2. 情報共有や共同編集ができない
  3. データの活用方法が限られる

1.簡単に持ち出しができてしまう

Excelファイルは簡単にコピーができます。もちろん簡単に持ち出せます。ファイルにパスワードを設定しても効果は限定的です。Excelでも管理からクラウドシステムへの変更を検討する際、クラウドのセキュリティ課題を強調される方がいますが、そうう場合に限ってExcel管理のリスクに無頓着なのは笑い話にもなりません。

2.情報共有や共同編集ができない

Excelファイルは個人のパソコン上で作業されたり保存されたりするので、情報が個人に留まりがちです。共有サーバーやストレージサービスなどでファイルの共有を行っていても、ローカルに保存してから入力されるなどして正確な情報が共有できなくなります。また、ファイル共有した場合も、基本的に一度に編集できるのは一人だけなので、誰かがファイルを編集している場合は待たなくてはいけません。「少しくらい待てばいい」とおっしゃる方もいますが、情報入力レベルの作業をしたいときにできないストレスやタイムロスは、業務改善をめざす会社であれば真っ先に撲滅すべき業務ロスです。

3.データの活用方法が限られる

どの会社にも“エクセルの達人”がいて、さまざまな業務にExcelを駆使しているケースをよく見ます。問題はExcelそのものにあるのではなく、その使い方にあります。顧客管理は単なるリストとしての情報管理ではなく、“顧客との関係”を見える化し、共有・活用するために行うものです。目的に応じてさまざまなツールとの連携が必要なシーンも出てきます。そう考えると、何もかもExcelで管理することには限界があることに気が付くはずです。

エクセルもWEBシステムも適材適所で。

あえてフォローをするまでもなく、今でもExcelはビジネスに欠かせない優秀で便利なツールの一つです。しかし、顧客管理においてはデメリットが目立ちリスクも生じてしまいます。慣れ親しんだ現状を変えることには抵抗を感じるでしょうが、顧客情報を有効活用したいとお考えの場合はWEBシステムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。



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